Kursmoduler for klubbsekretærer

Tema

Innhold

Tips og lenker

Modul 1:
Hjelp, jeg skal bli klubbsekretær!

Powerpoint-video ca 4 minutter (Youtube)
Powerpoint, uten lyd (pdf) 
Tone Moseid, distriktssekretær 2022-2025

Enkel innføring i hvilke hovedoppgaver en klubbsekretær har.

Les mer:

My Rotary - info på engelsk.

Distriktshåndboka på nett. (2025-2026-versjonen)
Krever ikke pålogging.

Modul 2:

Logg deg på Medlemsnett - her er en enkel bruksanvisning

https://support.rotary.no/no/opprette-ny-brukerkonto 

Dette tar kanskje 30 sekunder.

Før du går videre med de andre modulene, må du ha registrert deg som bruker på Medlemsnett. 
Har du allerede gjort det, kan du hoppe over denne modulen.

NB! Du må bruke den epostadressen du er registrert med i Medlemsnett.

Er du allerede registrert bruker, kan du be om et nytt passord, hvis du har glemt det.

Modul 3:

Slik registrerer du medlemmer i Medlemsnett

Nye medlemmer:

https://support.rotary.no/no/legge-til-nytt-medlem-i-mnet 

Endre medlemmer:

https://support.rotary.no/no/endre-medlemsinfo-i-mnet

Slette medlemmer:
https://support.rotary.no/no/slette-medlem
Dette er en av de løpende oppgavene en klubbsekretær har.
Gå gjennom de tre veiledningene, og øv deg litt på Medlemsnett for egen klubb.

Her er en litt lengre veiledning i bruken av Medlemsnett:

https://youtu.be/hJfPUeCtEv8?si=gzidkZHxoSVTf9NE
10 minutter, 6 år gammel

Modul 4:

Slik registrerer du fremmøte i klubben

https://youtu.be/NsKBZq4ES5I?si=oA1TAUnHkCT1Vnfg

Hvis klubben din fremdeles registrerer frammøte på klubbmøtene. Hvis ikke, kan du hoppe over denne modulen.

Modul 5:

Slik registrerer du klubbens roller i Medlemsnett

https://support.rotary.no/no/roller  

https://youtu.be/vZFVXgWJmXQ?si=WRL7HQ8uvJ978cM0  
3 minutter
Fristen for dette er 31.12. før Rotaryåret starter. Når årsmøtet er gjennomført, har du sannsynligvis alt du trenger for å registrere hvem som har hvilket ansvar i klubbstyret det kommende Rotaryåret.

NB!
Det er disse rollene som skal registreres:
 - President
 - Sekretær
 - Kasserer
 - CYEO (Ansvarlig leder for ungdomsutvekslingen i klubben)
 - CRFC (Leder for TRF-komiteen)
 - Club Membership Chair (Leder for medlemskomiteen)
 - Club PR (Leder for kommunikasjons- og PR-komiteen)
 - CICO (IT-ansvarlig)
 - Past President
 - President Elect

Modul 6:

Logg deg på Club Central

https://support.rotary.no/no/hvordan-komme-til-my-rotary

Før du går videre med flere moduler, må du ha registrert deg som bruker på My Rotary (Club Central)

Har du allerede gjort det, kan du gå videre.

Som sekretær trenger du denne tilgangen, hvis du skal kunne bistå klubbpresidenten din eller andre i klubbstyret med for eksempel å legge inn mål, og hente ut rapporter i Club Central. Bli enige om hvem som gjør hva. 

Bruk samme epostadresse som du er registrert med i Medlemsnett. Du velger selv passord.

Modul 7: 

Opplæring for klubbsekretærer i Club Centrals Learning Center

https://learn.rotary.org/members/pages/36/course-catalogs 

Krever pålogging i Club Central


My Rotary inneholder svært mye nyttig. Her nøyer vi oss med å tipse om kursopplegget for klubbsekretærer. I kurskatalogen finner du det under “Club Leadership - Club Secretary Basics.”


10 moduler på i alt 4 timer. Engelsk.

Morsomt kursopplegg, der du får et vitnemål når du har fullført. Som du vil se, er det tilbud om mange kurs i Learning Center, men akkurat dette kurset er spesielt beregnet på klubbsekretærer.

Kikk gjerne litt på Brand Center også.

Modul 8: 

Hvordan arkivere klubbens dokumenter på en forsvarlig måte?

En ikke helt enkel veiledning i bruken av arkivfunksjonen i Medlemsnett:

https://support.rotary.no/no/arkiv

Rotary i Norge anbefaler at klubbene bruker Medlemsnett for å arkivere dokumenter.


Det er også mulig å bruke Google workspace - det forutsetter at klubbens epostadresse (“klubbnavn@rotary.no”) brukes til å lagre dokumenter i Google disk.

Det viktigste er at viktige dokumenter arkiveres på en forsvarlig måte, slik at dette materialet blir tatt vare på for ettertiden. I tillegg er det bra å velge løsninger som gjør det enkelt å gi tilgang (dele dokumenter) med klubbens tillitsvalgte, og eventuelt alle medlemmer.