Har du spørsmål? Kontakt distriktssekretær: sekr.d2290 @ rotary.no
Klubbsekretærens oppgaver i henhold til https://my.rotary.org/en/learning-reference/learn-role/secretary er:
● Føre medlemsfortegnelse og holde registeret ajour til enhver tid på Medlemsnett, http://medlemsnett.rotary.no Medlemsregisteret skal bare holdes oppdatert på det norske Medlemsnettet, data overføres automatisk til RI-databasen. Alle klubbfakturaer som kasserer betaler, er basert på antall medlemmer i RI-databasen for klubben pr 1. juli og 1. januar. Registrerte klubbroller danner grunnlaget for utsendelse av informasjon til rett person i klubben.
● Rapportere fremmøte online på Medlemsnett innen 10. i etterfølgende måned hvis klubben har valgt å rapportere dette.
● Sende innkalling til klubbmøter, styremøter og komitémøter i samarbeid med presidenten.
● Skrive og oppbevare referater fra slike møter.
● Arbeide sammen med innkommende sekretær for å sikre en jevn overgang.
Medlemsnett
Medlemsnett er det norske distrikt-, klubb- og medlemsregisteret i Norge. I tillegg vil man finne de digitale dokumentarkivene her. Denne opplæringsvideoen gir informasjon om bruken av Medlemsnett: https://www.youtube.com/watch?v=hJfPUeCtEv8
Når man tar i bruk Medlemsnettet første gang må man opprette brukerkonto. Da er det svært viktig å benytte samme e-post-adresse som man er registrert med i Medlemsnett. Ta kontakt med sekretær i klubben hvis du er usikker på hvilken e-post adresse du er registrert med.
Registrering av nye medlemmer skal kun gjøres på Medlemsnettet. Opplysninger i Medlemsnettet synkroniseres/kopieres over på til RIs medlemsregister hvert døgn. NB! Nye medlemmer må registreres innen 30 dager etter opptak, ellers vil de ikke få medlemsnummer.
Alle klubbroller / verv skal legges inn senest 31. desember året før Rotaryåret starter. For Rotaryåret 2024 – 2025 er fristen 2023-12-31.
Alle rettigheter til endringer i Medlemsnettet styres av rollelisten i Medlemsnett. Det betyr at medlemmer med roller i det nye året får tilgang, mens forrige års tillitsvalgte mister sine rettigheter.
Alle medlemmer har lesetilgang, samt redigeringstilgang til egen medlemsprofil. President, sekretær og Executive Secretary har redigeringstilgang på klubbnivå.