KLUBBSEKRETÆRENS ANSVAR OG OPPGAVER OG INFORMASJON OM MEDLEMSNETT     

Distriktssekretær
Kari Herder Kaggerud, Langesund Rotaryklubb
907 66 140
sekr.d2290@rotary.no 

Klubbsekretæren

Klubbsekretærens oppgaver i henhold til  https://my.rotary.org/en/learning-reference/learn-role/secretary er:

●     Føre medlemsfortegnelse og holde registeret ajour til enhver tid på Medlemsnett, http://medlemsnett.rotary.no  Medlemsregisteret skal bare holdes oppdatert på det norske Medlemsnettet, data overføres automatisk til RI-databasen. Alle klubbfakturaer som kasserer betaler, er basert på antall medlemmer i RI-databasen for klubben pr 1. juli og 1. januar. Registrerte klubbroller danner grunnlaget for utsendelse av informasjon til rett person i klubben.

●     Rapportere fremmøte online på Medlemsnett innen 10. i etterfølgende måned hvis klubben har valgt å rapportere dette.

●     Sende innkalling til klubbmøter, styremøter og komitémøter i samarbeid med presidenten.

●     Skrive og oppbevare referater fra slike møter.

●     Arbeide sammen med innkommende sekretær for å sikre en jevn overgang.

Medlemsnett

Medlemsnett er det norske distrikt-, klubb- og medlemsregisteret i Norge. I tillegg vil man finne de digitale dokumentarkivene her. Denne opplæringsvideoen gir informasjon om bruken av Medlemsnett: https://www.youtube.com/watch?v=hJfPUeCtEv8

Når man tar i bruk Medlemsnettet første gang må man opprette brukerkonto. Da er det svært viktig å benytte samme e-post adresse som man er registrert med i Medlemsnett. Ta kontakt med sekretær i klubben hvis du er usikker på hvilken e-post adresse du er registrert med.

Registrering av nye medlemmer skal kun gjøres på Medlemsnettet. Opplysninger i Medlemsnettet synkroniseres/kopieres over på til RIs medlemsregister hvert døgn. NB! Nye medlemmer må registreres innen 30 dager etter opptak, ellers vil de ikke få medlemsnummer.

Alle klubbroller / verv skal legges inn senest 31. desember året før Rotaryåret starter. For Rotaryåret 2021 – 2022 er fristen 2021-12-31.

Alle rettigheter til endringer i Medlemsnettet styres av rollelisten i Medlemsnett. Det betyr at medlemmer med roller i det nye året får tilgang, mens forrige års tillitsvalgte mister sine rettigheter.

Alle medlemmer har lesetilgang, samt redigeringstilgang til egen medlemsprofil. President, sekretær og Executive Secretary har redigeringstilgang på klubbnivå.