SEKRETÆREN

SEKRETÆRENS OPPGAVER I HENHOLD TIL CLUB SECRETARY'S MANUAL

• Føre medlemsfortegnelse
• Føre fremmøte
• Sende innkallinger til klubbmøter, styre- møter og komitémøter
• Skrive og oppbevare referater fra slike møter
• Sende inn Semi Annual Report, SAR (halvårlig rapport) innen 1. januar og 1. juli, i samarbeid med kasserer.
• Faktura endres i samsvar med medlemstall.
• SAR sendes via data@rotary.org
• Får du ikke skjema, be om duplikat fra data@rotary.org
• SAR underskrives av president og sekretær.
• Holde medlemsdatabase på Medlemsnett ajour til enhver tid.
• Oppdatere fremmøtestatistikken på Medlemsnett fortløpende, og innen 15. i etterfølgende måned
• Bistå sittende president med det klubben måtte bestemme i tillegg. For eksempel påmeldinger, ansvar for klubbarkiv,
• forberede guvernørbesøk, forberede årsmøter, skrive årsmelding osv.

RI Club Secretary Manual kan lastes ned som et pdf dokument.

DISTRIKTSSAMLING

Distrikts samling er opplæring for innkommende sekretær, kasserer, CICO (IKT-ansvarlig) og komitéformenn. Holdes ofte sammen med PETS (President Elect Training Seminar.) Dato blir formidlet i god tid, og ledes av innkommende guvernør.

GJESTEBOK, MEDLEMSKORT OG FREMMØTEKORT

Sekretæren skal sørge for at alle gjester og foredragsholdere skriver seg inn i klubbens
gjestebok.
Medlemskort utskrives når kontingent er betalt, (konferér med kasserer). Medlemskortet gjelder for et helt Rotaryår. Gjestende Rotarianere skal motta kvittering på
fremmøte (fremmøte eller gjestekort)
Sekretær har ansvar for at protokollene blir samlet inn ved Rotary-årets slutt (før 1. juli) og delt ut igjen til påtroppende komitéledere.

KLUBB, MEDLEMSDATA OG EPOST

Dette oppdateres på Medlemsnett (http://medlemsnett.rotary.no) og på http://www.rotary.no. Dette må ikke forveksles med MyRotary (tidligere: MemberAcces) som er en personlig profil og pålogging for Rotary Internationals globale sider. Som sekretær kan du forholde deg til medlemsnett, men klubb kan også få tilgang til MyRotary. Rotary norges medlemsnett vil uansett synkroniseres med Rotary Internationals registre jevnlig. Oppdater derfor kun på Medlemsnett når årlig rapportering gjøres.

Les mer om WEB OG EPOST som et verktøy for klubbene.

FRISTER:

Når	Hva
31 Mai/ 30. November	Frist medlemsendringer før SAR-rapporten og kontingent januar- via medlemsnett
20. Desember	Når klubben har valgt styre for Rotary-året i desember, skal sekretæren oppdatere dette på http://medlemsnett.rotary.no
31. Desember	Melde ny innkommende president, sekretær og eventuelt endret møtetid/sted til Rotary International via medlemsnett.

OFFICIAL DIRECTORY

Sekretær får årlig en revidert utgave av Official Directory (oversikt over alle klubber i hele verden). Medlemmer som ønsker å møte i klubber i utlandet, bør ta kopi av aktuelle
sider. Boka bør ikke lånes ut.

DIVERSE MATERIELL

Ved årets start bør sekretæren sjekke brevpapir, medlemskort, gjestekort, gaver, oblater etc. og eventuelt erstatte mangler. Kjøp av materiell gjøres via Rotary.no, mens kjøp av Rotary-effekter kan gjøres via to forhandlere i norge, les mer her.